子育て中の社員が働く環境では、子どもの急な発熱や呼び出しは避けられない出来事です。とくに保育園に通う家庭では、季節によって呼び出しが増えることもあり、予測が難しい状況になることがよくあります。その結果、「急に抜けると業務が止まるのではないか」「周囲に迷惑をかけてしまうのでは」と本人の心理的負担が高まることがあります。また、上司にとっても、欠勤や早退が重なると業務管理が難しくなり、チーム内での不公平感につながる懸念があります。
こうした問題を解決するために重要なのが、誰かが突然抜けても業務が止まらないバックアップ体制を、組織として平時から整えておくことです。これは単に「代わりの人を決めておく」だけではなく、業務の棚卸しや情報共有、フロー改善などを含む組織改革の一環として取り組むことが求められます。
本記事では、子育て世帯の急な欠勤にも対応できるバックアップ体制のつくり方について内容をわかりやすくまとめております。
突然の欠勤に強い組織づくりに向けた課題整理
子どもの体調不良による欠勤は、多くの企業で起こり得る事象ですが、体制が整っていないと業務停滞や心理的ストレスの増加につながると指摘されています。ここでは、組織側が向き合うべき課題を整理します。
業務属人化により引き継ぎが難しい
特定の担当者に業務が集中している場合、急な欠勤時の代替が難しくなります。大半の企業で、顧客対応・資料作成・進行管理などが一部のメンバーに属人化している傾向が見られ、欠勤時に周囲が対応できず業務が止まる要因となっています。
情報共有が断片的で状況把握が困難
日々の業務内容がまとめられておらず、タスクの進捗が個人の頭の中だけに保存されている状態では、急な離席に対応することは困難です。その背景には、ツール活用が進まないことや、共有に時間がかかるという現場の負担感が挙げられます。
心理的安全性の不足による「言い出しづらさ」
子育て中の社員の中には、「急に早退することに罪悪感を感じる」「周囲への遠慮で無理をしてしまう」といった声もあります。これは職場の空気感や情報不足が招く問題であり、エンゲージメントを下げる要因ともされています。
チーム内の役割分担が曖昧で負担が偏る
明確な役割設定がされていない場合、急な欠勤時に「誰がカバーするか」が曖昧で、結果として負担が偏ることがあります。これにより不公平感が高まることがあり、長期的な離職リスクにつながる可能性があります。
バックアップ体制は“特別な仕組み”ではなく、組織の安定運営に欠かせない基盤整備です。
急な欠勤でも業務が止まらない体制づくりの実践例
ここからは、実際に企業が取り組める「平時からの準備」について具体的に解説します。どれも管理職が明日から始められる取り組みです。
業務の優先度と担当範囲を可視化する
まず行いたいのが、業務棚卸しです。優先度と担当範囲を可視化することで、急な欠勤でも業務継続が可能になります。下記は簡易的に使える分類例です。
| 緊急対応が必要な業務 | 納期が迫っている、顧客対応が必要など |
| 翌日以降でも対応可能な業務 | 資料整理、長期案件の調整など |
| 他メンバーが代替できる業務 | 簡易的な報連相、定型作業など |
この分類は、「どの業務を誰に引き継げるか」を明確にする土台にもなります。
誰でも業務を引き継げるように手順書をつくる
業務引き継ぎを容易にするためには、マニュアル化が有効です。ただし、完璧な手順書を作る必要はなく、最低限のポイントがまとまっていれば十分とされています。
- 作業開始前に必要な情報
- 使用するツールや資料へのリンク
- よくある質問やミスしやすいポイント
これらを簡潔にまとめることで、急な対応でもスムーズに引き継げます。また手順書は更新性を重視することが重要で、定期的な見直しが不可欠です。
チーム内でのサポート体制を明確化する
バックアップ体制の要は、人員配置の明確化です。例えばA社では、常に「第1担当・第2担当・緊急時担当」の3つの役割を設定しています。これにより、誰がカバーするか迷う時間が減り、欠勤時の混乱が大きく減ったという報告があります。
「誰がどこまで担当するか」が明確であれば、欠勤時のストレスや不安は大幅に減ります。
また、B社では週に一度のチームミーティングで「今週の重要タスク」を共有し、誰がどの程度カバーできるかを話し合っています。この習慣により、チーム全体での助け合い意識が高まり、心理的安全性向上にも寄与しています。
情報共有ツールを活用して業務状況を見える化する
チャットツールやタスク管理ツールを活用し、進捗をメンバー全員が確認できる状態にすることで、引き継ぎの負担が大幅に軽減されます。特にハイブリッドワークの環境では、デジタル上で共有されているかどうかが業務継続性の鍵になります。
情報が適切に蓄積されていれば、急な欠勤でもチームは困りません。
実行しやすいバックアップ体制の構築手順まとめ
急な欠勤への対応は属人的に取り組むのではなく、組織として仕組み化することで効果が高まります。今回紹介した方法は、どれも複雑な制度を作らずとも始められる実践的な取り組みです。
まずは業務棚卸しと可視化を行い、手順書・情報共有・役割分担という3つの土台を整えることが重要とされています。加えて、日常的なコミュニケーションを通じて心理的安全性を高めることで、子育て中の社員が安心して働ける環境が実現します。
そのためにも、ぜひ、本記事で解説したバックアップ体制の整備ステップを実践ください。
（執筆・編集：エムダブ編集部）
